Analizar la rentabilidad de las clases dirigidas es fundamental para diseñar una programación sostenible.
En muchos gimnasios, la parrilla de actividades se mantiene por costumbre, por presión de algunos usuarios o por la percepción del equipo. Sin embargo, una clase llena no siempre es rentable y una clase con poca asistencia no siempre debe eliminarse.
Para decidir correctamente hay que analizar costes, ocupación, capacidad, horarios, retención, posicionamiento y comportamiento de los socios.
Por qué no debes decidir únicamente por sensaciones
Es habitual escuchar frases como:
- “Esta clase gusta mucho.”
- “Siempre viene el mismo grupo.”
- “Si la quitamos se van a quejar.”
- “El técnico es muy bueno.”
- “Los lunes suele llenarse.”
- “Forma parte de nuestra identidad.”
Estas observaciones pueden ser útiles, pero no sustituyen a los datos.
Una clase puede tener una comunidad muy fiel y, al mismo tiempo:
- Costar demasiado.
- Ocupar una franja de alta demanda.
- Utilizar una sala de forma poco eficiente.
- Impedir una actividad más rentable.
- Depender de muy pocos usuarios.
- Generar problemas de sustitución.
También puede ocurrir lo contrario: una clase con poca ocupación puede atraer un perfil estratégico o contribuir a retener clientes de alto valor.
Qué costes debe incluir una clase
El coste no se limita al salario del técnico.
Debe incluirse:
- Coste laboral.
- Seguridad Social.
- Tiempo de preparación.
- Sustituciones.
- Coordinación.
- Música.
- Licencias.
- Material.
- Limpieza.
- Mantenimiento.
- Software de reservas.
- Uso de la sala.
- Consumo energético.
- Coste de oportunidad.
El coste de oportunidad representa lo que el centro deja de ingresar por utilizar esa sala y ese horario para una actividad concreta.
Coste por sesión
La primera métrica es el coste total de cada clase.
Por ejemplo:
- Coste del técnico: 35 euros.
- Coste operativo estimado: 10 euros.
- Coste total: 45 euros.
Si se realizan cuatro sesiones semanales:
- Coste semanal: 180 euros.
- Coste mensual aproximado: 720 euros.
Esta cifra debe compararse con el valor generado.
Coste por asistente
La fórmula es:
Coste por asistente = coste total de la clase / asistentes reales
Si una sesión cuesta 45 euros y asisten 15 personas:
45 / 15 = 3 euros por asistente
Si solamente asisten cinco:
45 / 5 = 9 euros por asistente
Esta métrica permite comparar actividades diferentes.
Usar asistencia real y no reservas
Las reservas no siempre reflejan la ocupación.
Puede existir:
- Personas que reservan y no acuden.
- Cancelaciones tardías.
- Usuarios que entran sin reservar.
- Errores de control.
- Listas de espera artificiales.
- Reservas duplicadas.
Por eso, la asistencia debe comprobarse con datos reales de acceso o validación del técnico.
Porcentaje de ocupación
La fórmula es:
Ocupación = asistentes / capacidad máxima x 100
Ejemplo:
- Capacidad: 20 personas.
- Asistencia: 15.
- Ocupación: 75 %.
Sin embargo, comparar únicamente porcentajes puede engañar.
Una sesión con 10 asistentes sobre 10 plazas está al 100 %, mientras que otra con 18 sobre 25 está al 72 %. La segunda puede generar más valor absoluto.
Ocupación por franja horaria
Una clase debe analizarse según el momento del día.
Una ocupación del 40 % a las 07:00 puede ser aceptable si se trata de un horario difícil y atrae clientes que no acudirían de otra manera.
La misma ocupación a las 19:00 podría ser insuficiente, ya que esa franja tiene mayor demanda y coste de oportunidad.
Conviene separar:
- Primera hora.
- Mañanas.
- Mediodía.
- Tardes.
- Hora punta.
- Fines de semana.
- Temporadas.
Rentabilidad directa e indirecta
Las clases incluidas en la cuota no generan un ingreso directo por asistencia.
Por eso, su valor debe evaluarse desde dos perspectivas.
Rentabilidad directa
Existe cuando la clase se cobra:
- Bono.
- Suplemento.
- Membresía específica.
- Programa.
- Pago por sesión.
Rentabilidad indirecta
Puede producirse cuando la actividad:
- Atrae nuevas altas.
- Mejora la retención.
- Aumenta el uso.
- Diferencia al gimnasio.
- Facilita mejoras de membresía.
- Refuerza la comunidad.
- Reduce las bajas.
La dificultad consiste en medir esta influencia.
Retención atribuible
Para estudiar la retención pueden compararse:
- Bajas de usuarios que realizan clases.
- Bajas de quienes no participan.
- Antigüedad media.
- Frecuencia.
- Uso de varias actividades.
- Motivo de alta.
- Motivo de baja.
No debe asumirse automáticamente que las clases causan una mayor retención. Puede ocurrir que los socios más comprometidos sean precisamente quienes tienden a utilizarlas.
Aun así, los patrones aportan información útil.
Dependencia de pocos clientes
Una clase puede parecer estable porque siempre acuden ocho personas. Sin embargo, si esas ocho personas son las mismas, existe una concentración elevada.
Si dos clientes se dan de baja, la ocupación puede caer rápidamente.
Conviene analizar:
- Usuarios únicos.
- Frecuencia por usuario.
- Renovación de participantes.
- Nuevas incorporaciones.
- Dependencia del grupo habitual.
Rentabilidad del técnico
Las diferencias de asistencia no siempre dependen de la actividad. También pueden depender del instructor.
El análisis debería comparar:
- Ocupación.
- Satisfacción.
- Retención.
- Cancelaciones.
- Puntualidad.
- Sustituciones.
- Capacidad de atraer nuevos usuarios.
- Adaptación a distintos niveles.
Una clase puede funcionar con un técnico y fracasar con otro.
Coste de sustituciones
Las actividades que dependen de perfiles muy especializados pueden sufrir:
- Cancelaciones.
- Costes elevados.
- Dificultad para encontrar sustitutos.
- Cambios de horario.
- Quejas.
- Falta de continuidad.
Este riesgo operativo debe incluirse en la decisión.
Cuándo mantener una clase
Puede tener sentido mantenerla cuando:
- Presenta una ocupación sostenible.
- Ayuda a retener clientes.
- Atrae nuevas altas.
- Refuerza el posicionamiento.
- Funciona bien en una franja difícil.
- Tiene un coste razonable.
- Existe una comunidad estable.
- Facilita la venta de membresías superiores.
Cuándo modificarla
Antes de eliminar una clase pueden probarse cambios:
- Horario.
- Duración.
- Técnico.
- Nombre.
- Formato.
- Nivel.
- Capacidad.
- Comunicación.
- Sistema de reservas.
- Integración en un programa.
- Frecuencia semanal.
Una clase puede fallar porque se ofrece en un horario incorrecto o porque el cliente no entiende qué beneficio proporciona.
Cuándo eliminar una clase
La eliminación puede estar justificada si:
- La ocupación es baja durante un periodo prolongado.
- El coste por asistente es excesivo.
- No contribuye a la retención.
- No genera altas.
- Ocupa una franja estratégica.
- Tiene problemas continuos de sustitución.
- Existe una alternativa más rentable.
- No encaja con el posicionamiento.
- Genera más conflictos que valor.
La decisión no debería basarse en una única semana.
Cómo comunicar cambios
Modificar la parrilla puede generar resistencia.
La comunicación debería:
- Avisar con antelación.
- Explicar el cambio de forma sencilla.
- Ofrecer alternativas.
- Facilitar una transición.
- Evitar culpar a los clientes.
- Formar al equipo.
- Escuchar comentarios sin renunciar al análisis.
No siempre es recomendable decir que una clase se elimina porque “no es rentable”. Puede comunicarse como una reorganización de la programación.
Cuadro de mando para clases dirigidas
Cada actividad debería revisarse con indicadores como:
- Sesiones al mes.
- Coste mensual.
- Capacidad.
- Asistencia media.
- Ocupación.
- Coste por asistente.
- Usuarios únicos.
- Ausencias.
- Lista de espera.
- Antigüedad.
- Satisfacción.
- Bajas relacionadas.
- Altas relacionadas.
- Incidencias.
- Rentabilidad directa.
- Valor estratégico.
Ejemplo comparativo
Clase A
- Coste por sesión: 45 euros.
- Capacidad: 20.
- Asistencia media: 16.
- Ocupación: 80 %.
- Coste por asistente: 2,81 euros.
Clase B
- Coste por sesión: 55 euros.
- Capacidad: 15.
- Asistencia media: 6.
- Ocupación: 40 %.
- Coste por asistente: 9,17 euros.
A primera vista, la clase A es más eficiente.
No obstante, antes de eliminar la clase B habría que comprobar si:
- Se cobra de forma adicional.
- Atrae perfiles premium.
- Se realiza en una franja de baja demanda.
- Tiene valor estratégico.
- Puede mejorar con otro horario.
- Contribuye a la retención.
Rentabilidad por metro cuadrado y hora
En centros con espacio limitado puede analizarse cuánto valor genera cada sala por hora.
La fórmula puede incluir:
- Ingreso directo.
- Valor estimado de la retención.
- Coste del técnico.
- Coste operativo.
- Número de usuarios.
- Alternativas disponibles.
Esto permite comparar una clase con:
- Grupos reducidos.
- Entrenamiento personal.
- Alquiler de sala.
- Uso libre.
- Programas especializados.
No eliminar todas las clases pequeñas
Una programación diseñada únicamente para maximizar la ocupación puede acabar perdiendo variedad y posicionamiento.
Algunas actividades minoritarias pueden ser importantes para:
- Personas mayores.
- Principiantes.
- Recuperación.
- Horarios especiales.
- Segmentos concretos.
- Inclusión.
- Diferenciación.
El objetivo no es llenar cada clase a cualquier precio, sino construir una parrilla coherente y sostenible.
Conclusión
La rentabilidad de las clases dirigidas debe analizarse utilizando datos operativos, económicos y estratégicos.
Es necesario estudiar:
- Coste.
- Asistencia.
- Ocupación.
- Horario.
- Capacidad.
- Usuarios únicos.
- Retención.
- Posicionamiento.
- Coste de oportunidad.
- Alternativas.
Antes de mantener o eliminar una actividad, conviene probar modificaciones y observar los resultados durante un periodo suficiente.
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