¿Son rentables tus clases dirigidas? Cómo mirarlas más allá de la asistencia

Un lunes a primera hora, la directora de un centro abre la hoja de la parrilla semanal con un rotulador en la mano. Tiene delante lo que le pasa el programa de gestión: la ocupación de cada clase en el último trimestre. Hay una de martes a las ocho de la tarde que se ha quedado con tres personas. Cuesta un instructor, una sala que podría tener otro uso y un hueco que podría llenar algo más popular. Hace el gesto de tachar y se detiene, porque se acuerda de quiénes son esas tres personas: llevan años viniendo, se saludan por su nombre y una de ellas es de las que trae amigas.

Esa duda es la buena. Muchos centros tienen alguna clase así, y con frecuencia se decide con un único dato, la asistencia, que es el más fácil de sacar y el que peor explica por qué existe una clase. Una clase dirigida no es solo una actividad con más o menos gente. Es un coste que se paga cada semana y, a la vez, una forma de que ciertas personas se queden, de que el centro no se parezca al de al lado y, a veces, de ingresar por sí misma.

Entonces, ¿cómo se valora una clase con las dos columnas delante, la de lo que cuesta y la de lo que aporta, y qué hace falta para decidir sin arrepentirse después?

Las dos columnas de una clase

Muchas parrillas se han ido construyendo por acumulación. Se añadió una clase porque un instructor la proponía, otra porque la tenía el centro de enfrente, otra porque un grupo de socios la pidió durante meses. Con los años, nadie recuerda qué papel se le asignó a cada una, y entonces la asistencia se convierte en el único criterio, porque es lo único que se ve sin esfuerzo. Mide algo real, pero mide solo una parte de lo que una clase hace.

Lo que cuesta, que casi nunca está completo

El coste más visible es el instructor: su tiempo en la clase, y también el de preparación y desplazamiento si el centro lo asume. Lo siguiente es la sala. Una sala ocupada por una clase pequeña no está disponible para otra cosa, y ese uso alternativo es un coste aunque no figure en ninguna factura. Después viene el hueco en la parrilla: una franja horaria buena es un recurso limitado, y llenarla con una clase que no la aprovecha tiene un precio. Y hay costes más discretos, como el material, el desgaste, la atención de recepción o la energía que el equipo dedica a coordinar lo que casi nadie usa. Cuando una clase se evalúa solo contra la nómina del instructor, el cálculo sale corto, y las decisiones que se apoyan en él suelen salir torcidas en las dos direcciones.

Lo que aporta, que casi nunca se mira

La columna de aportación tiene al menos cuatro partidas. La primera es la retención: hay socios cuya relación con el centro pasa por una clase concreta, con un horario, un grupo y un instructor, y si esa clase desaparece lo que se rompe no es un hábito, es el motivo para venir. La segunda es la diferenciación: la clase que nadie más ofrece en la zona o que se ha convertido en la seña de identidad del centro sostiene una imagen que no cabe en una tabla de ocupación. La tercera es el ingreso propio, cuando existe: clases con cuota aparte, con plazas limitadas o con un público que no encajaría de otro modo. La cuarta es la imagen: el centro con una parrilla cuidada se percibe como un lugar en el que alguien piensa, y eso pesa en quien decide si apuntarse.

Ninguna de estas partidas se lee en el parte de asistencia. Algunas se pueden aproximar con preguntas concretas: qué socios acuden a esa clase y a nada más, cuánto tiempo llevan en el centro, qué dicen cuando se les pregunta qué echarían de menos. Otras se aprecian hablando con el equipo. En ningún caso se trata de inventar una cifra para justificar lo que se quería hacer de antemano, sino de reunir lo bastante para saber de qué se está hablando.

Una clase con pocos asistentes no es lo mismo que una clase que sobra

Hay clases pequeñas que son caras y no aportan nada que otra no aporte. Hay clases pequeñas que sostienen a un grupo muy fiel y de larga permanencia. Y hay clases pequeñas porque están mal colocadas: un horario que no cuadra, un nombre que no dice qué es, un nivel que no se ajusta a quien podría venir. Tratarlas todas igual es un error frecuente. La pregunta útil no es cuánta gente va, sino qué ocurriría en el centro, y con quién, si dejara de existir.

Qué hacer con las estrellas y con las que sobran

Con las dos columnas delante, las clases tienden a repartirse en grupos reconocibles. No hace falta una matriz ni una fórmula: basta con hablar de ellas con un vocabulario común. Las que llenan y aportan, las que llenan pero cuestan mucho, las que no llenan pero sostienen a un grupo y las que ni llenan ni aportan. Cada grupo pide una decisión distinta, y confundirlos es lo que lleva a quitar lo que no tocaba.

La clase estrella y su punto débil

La clase que llena, que se cita en las recomendaciones y que los socios mencionan al hablar del centro es un activo, pero un activo con una fragilidad frecuente: suele depender de una persona. Cuando el instructor es el motivo por el que la gente viene, la clase pertenece a medias al centro y a medias a él. Si cambia de horario, enferma, se marcha o, sencillamente, pide otras condiciones, el centro se encuentra negociando con su propia estrella. Proteger una clase así no consiste en retener a la persona a cualquier precio, sino en lograr que lo valioso sea transferible: un formato reconocible, un segundo instructor que la haya dado alguna vez, una identidad que no se agote en un nombre. Es un trabajo lento, que se hace cuando todo va bien y no cuando ya hay un problema. En los asuntos de contratación y condiciones del instructor, conviene confirmar con un asesor laboral qué es posible en cada caso.

La que cuesta más de lo que devuelve

Hay clases que ocupan un buen horario, necesitan un instructor especializado y reúnen a pocas personas que, además, no son especialmente fieles. Antes de cerrarlas, merece la pena probar tres cosas más suaves. Cambiarlas de franja, porque a veces el problema es la hora y no la actividad. Cambiarles el planteamiento, el nombre o el nivel, para que la gente a la que iba dirigida entienda que es para ella. O reducir su frecuencia, de modo que lo que queda tenga más sentido que lo que había. Si ninguna de las tres funciona, la clase ha tenido su oportunidad, y cerrarla es una decisión ordenada y no un recorte apresurado.

La parrilla variada que nadie ha ordenado

Un centro con mucha variedad de clases suele creer que ofrece mucho, cuando en realidad reparte poco entre muchas cosas. Cada tipo de clase necesita instructor, material, comunicación y un grupo mínimo para funcionar. Una parrilla amplia que nadie ha jerarquizado hace que el equipo atienda por igual lo central y lo accesorio. Ordenarla no significa recortarla de golpe, sino decidir cuáles son las pocas clases que definen al centro y cuáles son complementarias, y tratar a cada grupo con el cuidado que le corresponde. Esa distinción, hecha por escrito y revisada de vez en cuando, ahorra muchas discusiones.

El riesgo de quitar la clase que sostiene a un grupo

Quitar una clase parece una decisión de horarios y a menudo no lo es. Es una decisión sobre personas concretas que organizaron una parte de su semana alrededor de ella. Para quien dirige, la clase es una fila en una tabla; para quien la hace, es la razón por la que sigue viniendo, el sitio donde ve a gente que conoce y, con frecuencia, un compromiso que le ayuda a no abandonar. Retirarla sin más puede convertir una pérdida de ocupación pequeña en la baja de varios socios fieles, y esa baja puede pesar más en la cuenta de resultados que la clase que se quiso ahorrar.

Qué mirar antes de decidir

Conviene reunir, aunque sea de forma informal, cuatro cosas. Quiénes son los asistentes habituales y cuánto tiempo llevan en el centro. Si acuden a otras actividades o solo a esa. Si hay una alternativa dentro de la parrilla a la que pudieran pasar sin sentir que pierden algo. Y qué dice el instructor, que suele saber mejor que nadie quién va y por qué. Con esa información, la decisión deja de ser una corazonada. No hace falta una encuesta formal ni un estudio: bastan unas conversaciones y algo de memoria del equipo de sala, que suele saber más de lo que parece.

Decidir sin esquivar la conversación

El miedo a quitar una clase es comprensible y, a menudo, razonable, porque anticipa algo real: habrá quien se enfade. Lo que no ayuda es que ese miedo gobierne la parrilla. Un centro que no es capaz de cerrar nada acaba acumulando clases flojas que agotan al equipo y diluyen lo que funciona. Lo más sensato suele ser decidir con criterio y comunicar con respeto: avisar con tiempo, explicar el motivo sin esconderse tras la palabra «reorganización», ofrecer algo a cambio cuando exista y escuchar. Una mala noticia dada de frente y con antelación se encaja mucho mejor que un cambio que aparece en la hoja de horarios un lunes por la mañana.

Probar antes de cerrar, y revisar después

Entre mantenerlo todo y cerrar existe un espacio amplio. Se puede pasar una clase a una franja distinta durante un periodo definido, fusionar dos grupos que se parecen, rotar una actividad entre varias semanas o convertirla en una sesión especial con plazas limitadas. Cada una de estas fórmulas da información que la hoja de ocupación no tiene. Y toda decisión sobre la parrilla debería llevar una fecha de revisión: se anota qué se esperaba, se mira al cabo de un tiempo qué ha ocurrido y se corrige. Ese hábito es el que impide que la parrilla vuelva a crecer por acumulación.

La parrilla es, al final, una declaración de lo que un centro cree que importa. Revisarla con las dos columnas delante obliga a decidirlo con claridad, y esa claridad se nota en el trabajo del equipo y en la forma en que los socios entienden lo que el centro les ofrece.

Preguntas frecuentes

¿Cómo saber si una clase dirigida es rentable?

Comparando lo que cuesta con lo que aporta. En el coste entran el instructor, la sala y el hueco en la parrilla; en la aportación, la retención de los socios que la usan, la diferenciación del centro, los ingresos propios si los hay y la imagen. La asistencia es un dato más, no el criterio único.

¿Cuándo conviene quitar una clase dirigida?

Cuando ha tenido oportunidades razonables de funcionar, como un cambio de horario o de planteamiento, y ni llena ni sostiene a un grupo fiel ni aporta algo distinto. Antes de cerrarla conviene saber quién la usa y si tiene alternativa dentro del centro.

¿Qué hago si la mejor clase depende de un solo instructor?

Trabajar para que lo valioso sea transferible: un formato reconocible, un segundo instructor que la conozca y una identidad que no dependa de un nombre. Las condiciones de contratación de ese instructor conviene confirmarlas con un asesor laboral.

¿Es mala idea tener muchas clases distintas en la parrilla?

No necesariamente, pero cada tipo de clase exige instructor, material y un grupo mínimo. Si no se ha decidido cuáles definen al centro y cuáles son complementarias, el equipo reparte la atención por igual y lo importante se resiente.

¿Cómo comunico a los socios que desaparece una clase?

Con antelación, en persona cuando sea posible y explicando el motivo real. Si existe una alternativa dentro del centro, conviene ofrecerla en la misma conversación, y escuchar lo que digan sin ponerse a la defensiva.

De dónde sale esto

1. Health & Fitness Association (antes IHRSA). Informes globales sobre el sector del fitness.
2. EuropeActive y Deloitte. European Health & Fitness Market Report (edición anual).
3. Sperandei S, Vieira MC, Reis AC. Adherence to physical activity in an unsupervised setting: explanatory variables for high attrition rates among fitness center members. Journal of Science and Medicine in Sport, 2016.
4. Osterwalder A, Pigneur Y. Business Model Generation, 2010.
5. Kotler P, Keller KL. Marketing Management (varias ediciones).